Evento pubblico o privato: come allestirli al meglio

Organizzare un evento: i punti fondamentali

L'allestimento di un evento, sia esso pubblico o privato, è di fondamentale importanza per la sua riuscita, per questo richiede molta organizzazione e precisione.

Per facilitare questa fase, è necessario tenere conto della specificità dell'occasione, e plasmare l'allestimento in base al tipo di invitati e in relazione al messaggio che vogliamo dare, direzionando la nostra attenzione verso un servizio di noleggio per eventi adeguato.
Dopo aver scelto la location adatta ed aver completato il sopralluogo, entriamo quindi nel vivo della progettazione dell'evento, e dobbiamo iniziare a focalizzarci sui servizi che vogliamo assicurare ai nostri ospiti.

Partiremo dal catering: la ditta fornitrice andrà selezionata con attenzione sia per quanto riguarda la qualità del cibo sia per la professionalità e la serietà dei camerieri.

È bene rivolgersi a professionisti del settore anche per quanto riguarda la fotografia: un servizio fotografico potrebbe rivelarsi molto apprezzato non solo dagli invitati ma anche da chi non potrà partecipare all'evento, ed è perciò fondamentale affidarsi a fotografi di professione ai quali fornire indicazioni precise su ciò che vogliamo venga ripreso.

Dopodiché dovremo occuparci di tutta la parte che riguarda le attrezzature tecniche, e quindi video-produttori, microfoni, schermi e computer, e già al momento della scelta della sala è buona abitudine accertarsi che essa possa ospitare i supporti audiovisivi che utilizzeremo.

Se si tratta di un evento di grande portata, potrebbe essere utile allestire anche una reception all'entrata, in modo da accogliere gli ospiti in maniera adeguata, e magari prevedere un'area guardaroba ed un servizio di sorveglianza, specialmente se sono previsti ospiti di un certo rilievo o oggetti di alto valore.

Per ultimo, ma non per ordine d'importanza, dovremmo occuparci della sicurezza, e quindi accertarci che la sala sia protetta da assicurazione e che, in caso di spettacoli, i diritti SIAE siano regolari.

Cura dei dettagli: perché è importante

Dopo aver curato a grandi linee le parti principali dell'allestimento dell'evento, dovremo scendere nei dettagli e personalizzare la location in modo da suscitare una buona impressione agli occhi degli ospiti.

L'attenzione ai dettagli difatti rappresenta la nostra firma e dice molto di quanto l'occasione sia importante e significativa per noi: la sala è la prima cosa che i nostri invitati vedranno e, soprattutto, ricorderanno, per questo pensare a tutto senza dimenticarsi di nessun particolare assume una grande importanza. Anche negli scatti che rimarranno, gli allestimenti scelti saranno sempre visibili, e ciò si carica di un valore maggiore specialmente se si tratta di un evento che verrà poi pubblicizzato online e sui social.

Ma non solo, oltre alla cura della location dovremo prestare molta attenzione all'immagine dell'evento nella sua totalità, e quindi assicurarsi che sia perfettamente in linea con il nostro brand e la nostra persona: no quindi ad accostamenti azzardati, ed evitare in tutti i modi di strafare, finirebbero per diventare motivi di lamentele e di derisione da parte degli ospiti.

Conoscere gli ultimi trend e mode del momento

Allestire un evento oggi giorno richiede molta attenzione soprattutto perché esso rappresenta davvero il nostro biglietto da visita, e la difficoltà nasce proprio dalla necessità e voglia di voler comunicare infinite sfaccettature della nostra azienda o del nostro modo di essere.

Ciò è reso ancora più stimolante dal ruolo che i social ed il mondo virtuale stanno sempre più assumendo nelle nostre vite: video e immagini della location allestita potrebbero diventare virali ed essere visualizzati dai competitors o da clienti non presenti, per questo è opportuno essere sí innovativi ma senza esagerare.

Lo stile della nostra location eventi deve quindi essere al passo con i tempi non solo per quanto riguarda gli strumenti utilizzati, ma anche per i materiali e la qualità dei dettagli scelti, ed è proprio qui che dovremo capire fin dove possiamo spingerci per non ricadere in allestimenti che non siano nè esagerati nè, al contrario, privi di personalità.